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AVEC UNE CAPACITÉ DE STOCKAGE MAXIMALE
COMMENT CRÉER UN ESPACE DE STOCKAGE EFFICACE
Vous apprêtez-vous à créer un nouveau stockage d‘archives ou souhaitez-vous réaménager la salle d‘archives que vous possédez déjà ? Une grande question se pose à vous : par où commencer ? Comment optimiser l‘espace et la capacité de stockage ? Que faut-il conserver et dans quelles conditions ? À quelles normes de sécurité faut-il faire attention ? Comment choisir le bon système de stockage si vous n‘êtes pas un spécialiste de l‘ameublement ? Ce livre électronique vous aide à évaluer et à planifier un nouvel espace d‘archives avec les systèmes de stockage associés. Il traite de toutes les archives, du plus petit espace de stockage au plus grand.
Table des matières
- La zone de stockage
- Que conservez-vous dans vos archives ?
- Analyser la logistique
- Optimiser la capacité de stockage
- Facteurs de sécurité
- Essoires et éclairage à LED
- Accessibilité
1. La zone de stockage
La première étape lors de la création d‘une archive consiste à définir l‘espace de stockage disponible. Prenez les cotes et tenez compte des obstacles et autres exigences particulières. Mesurez d‘abord la longueur, la largeur et la hauteur de votre/vos espaces de stockage. Il n‘est pas seulement important d‘optimiser vos mètres carrés, mais aussi vos mètres cubes. Assurez-vous de mesurer également la hauteur de votre espace de stockage. Second point, prenez en compte les obstacles et autres exigences particulières dans l‘espace de stockage. Par exemple :
• des colonnes,
• des conduits d‘aération,
• des portes,
• des fenêtres,
• un toit en pente,
• des angles de forme inhabituelle.
Ces éléments peuvent avoir un impact important sur la façon d‘optimiser votre espace de stockage. Quels que soient les défis, un spécialiste du stockage est toujours capable de créer la solution optimale pour votre espace.
2. Que conservez-vous dans vos archives ?
Pour créer l‘installation de stockage la plus efficace, vous devez identifier votre collection. Que conservez-vous ? S‘agit-il principalement d‘un stockage de documents écrits traditionnels ou avez-vous également besoin de conserver des objets ? Existe-t-il des articles/objets qui doivent être conservés à plat ou dans des boîtes ? Des besoins particuliers ?
Créer un aperçu
Pour vous assurer que vous pouvez répondre aux besoins de stockage actuels et prévus, vous devez savoir ce que vous allez conserver. Un catalogage détaillé peut être utile même s‘il prend du temps. Si vous n‘avez ni le temps ni les ressources pour tout cataloguer en détail, prenez le temps de créer une liste d‘articles, de fichiers ou de volumes. Vous aurez ainsi un aperçu du contenu de la collection. Vous aurez ainsi une idée :
• des volumes,
• des cotes,
• de tout besoin de stockage particulier en raison de la taille, du poids ou des exigences particulières.
Besoins particuliers
Il est important de savoir comment stocker les articles. À plat ? Dans des boîtes ? Ces informations permettent de sélectionner le système de stockage approprié et les conditions de stockage optimales pour vos articles. Éléments utiles :
• liste de tous les matériaux à conserver,
• liste des matériaux à conserver (dans des boîtes archives, à plat, dans des dossiers suspendus, des boîtes en plastique, etc.),
• liste des tailles et poids.
• La collection (une partie de la collection) a-t-elle des exigences particulières (stockage dans l‘obscurité, accès facile, par ex.) ?
• Système de climatisation ?
3. Analyser la logistique
Maintenant que vous connaissez la taille de votre espace de stockage et que vous avez identifié vos besoins de stockage, il est temps de penser à la logistique, au flux de travail et à la fréquence de prélèvement des articles.
Analyse
Pour créer une zone de stockage efficace, il est important d‘analyser la nature de votre flux de travail. Cette analyse est essentielle pour gagner en efficacité après la refonte de votre zone de stockage. Un stockage efficace, et donc un flux de travail efficace, présentent de nombreux avantages supplémentaires comme de délais de livraison plus courts pour le personnel. Analysez votre flux de travail en répondant aux questions suivantes :
• Votre archive contient-elle des articles/documents qui doivent être consultés fréquemment ?
• Combien de personnes travailleront ou utiliseront les archives en même temps ?
• Combien de fois par jour devrez-vous accéder au matériel ?
4. Optimiser la capacité de stockage
Après avoir cartographié l‘espace de stockage, identifié ce qui doit être stocké et analysé la fréquence de prélèvement et les flux de travail, il est temps de vérifier comment optimiser la capacité de stockage. Assurez-vous que l‘espace de stockage sera utilisé jusqu‘au dernier mètre carré. Ce faisant, la capacité de stockage peut être optimisée. Il est important de ne pas perdre de vue le flux de travail et l‘accessibilité. Diverses armoires ou rayonnages peuvent être sélectionnés pour le stockage d‘archives. L‘espace disponible, la nature des objets et leurs conditions de stockage et le flux de travail doivent être pris en compte lors du choix du système de stockage. Il existe plusieurs systèmes de stockage au choix sur le marché.
Rayonnages fixes
Un rayonnage fixe est un bon choix pour une archive qui est intensivement utilisée par plusieurs personnes. Le matériel d‘archive est accessible à tous les utilisateurs dans des allées permanentes, ce qui évite les goulots d‘étranglement dans la salle de stockage.
Rayonnages mobiles
Un rayonnage mobile permet d‘utiliser au mieux l‘espace disponible avec une seule allée. Le rayonnage mobile se déplace seul ou à plusieurs, si nécessaire. En choisissant un système avec rayonnages mobiles haute densité, vous pouvez, selon le cas, augmenter la capacité de stockage de plus de 200 % par rapport a un rayonnage fixe.
Rayonnages mobiles double hauteur
Si la hauteur de la zone de stockage le permet, un système de stockage sur deux niveaux peut être intéressant. En effet, il permet d‘augmenter la capacité de stockage de 400 % par rapport à un rayonnage fixe classique. En choisissant le système de stockage adapté, chaque centimètre cube d‘une salle d‘archives peut être utilisé efficacement et tous les documents restent à portée de main.
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5. Facteurs de sécurité
Lorsque vous créez votre archive, beaucoup de points doivent être pris en compte en termes de sécurité. En fin de compte, vous voulez assurer la sécurité de vos utilisateurs et des articles ou documents conservés. Le feu et l‘humidité sont en général ce qui cause le plus de dommages aux archives. Voici six facteurs à prendre en compte en matière de sécurité :
- l‘eau : les canalisations d‘eau ne doivent jamais traverser une zone de stockage en raison des dommages
qu‘elles peuvent causer. - l‘humidité, la température : pour éviter toute dégradation des articles conservés, il est important que l‘archive soit stockée dans une salle fraiche et plutôt sèche, dans laquelle la température ne variera pas de plus de 2 °C. Avec un taux d‘humidité supérieur à 65 %, vos collections pourraient rapidement moisir.
- le feu : la zone de stockage doit résister le mieux possible au feu, pensez à installer des portes et des fenêtres résistantes au feu. Il existe même des options pour rendre les murs, les sols et les plafonds résistants au feu ainsi que des solutions de parc incendie, où vous reliez vos archives à l‘alarme incendie du bâtiment.
- la pollution lumineuse : les archives doivent être exposées un minimum à la lumière du soleil et à la lumière artificielle à cause des UV ou rayons infrarouges. L‘éclairage à LED n‘émet aucun UV ni rayon infrarouge et peut ainsi prolonger la durée de vie des collections contrairement aux sources lumineuses halogènes.
- les émissions : des matériaux comme le bois dégagent de l‘acide acétique, ce qui accélère la détérioration des archives. Les matériaux galvanisés sont difficiles à produire et à recycler. Le blanc de zinc noircit et a une surface inégale, il ne doit jamais être utilisé pour la conservation des livres car il endommagerait leur couverture. Il reste les tablettes métalliques ouvertes, qui sont le meilleur choix et qui permettent également à l‘air de circuler tout en simplifiant l‘inspection et le nettoyage.
- Un accès non autorisé : pour éviter tout accès non autorisé ou les vols, il est possible d‘ajouter des caractéristiques de sécurité à vos systèmes de stockage. Les rayonnages à tablettes mobiles peuvent être dotés d‘une protection contre l‘effraction, par exemple, d‘un RFID et d‘un code PIN pour pénétrer dans certaines allées, de mécanismes de verrouillage, etc.
Conseil : liste de questions sur la sécurité
• Existe-t-il des canalisations d‘eau (plomberie, chauffage central) sous les locaux ?
• Existe-t-il un réservoir d‘eau ou des chaudières au-dessus de la zone de stockage ?
• Avez-vous besoin d‘un système de climatisation pour réguler la température et l‘humidité ?
• La zone de stockage est-elle équipée de portes et fenêtres coupe-feu ?
• Si vous envisagez un système mobile électronique, est-il relié à l‘alarme incendie ?
• La salle de stockage est-elle exposée à la lumière directe du soleil ?
• Quel est le système d‘éclairage présent ?
• Conservez-vous des articles/objets ou des documents historiques, fragiles, précieux, confidentiels ? Gardez à l‘esprit le matériel que vous utilisez pour conserver ces articles.
• Existe-t-il des exigences de sécurité particulières pour les articles conservés ?
• Existe-t-il des limitations ou restrictions d‘accès ?
6. Accessoires et éclairage à LED
Avec les bons accessoires, vous organiserez plus facilement votre salle de stockage et vous conserverez vos documents et objets/articles de la meilleure façon. Pour identifier les besoins particuliers des articles conservés, un système de classement doit être en place.
Étiquettes stockage
Avec des étiquettes de stockage, l‘identification du contenu d‘une allée, d‘une travée ou d‘une tablette donnée s‘avère plus facile.
Tablettes télescopiques
Les tablettes télescopiques peuvent servir de bureau, de table de travail ou d‘espace de stockage temporaire pour les petits objets. Avec un cadre télescopique, vous pouvez conserver des documents dans plusieurs types de dossiers suspendus accessibles par le dessus.
Tiroirs
Les tiroirs sont un excellent moyen de stocker des collections de manière flexible, accessible et sûre. Qu‘il s‘agisse de CD, DVD ou d‘objets précieux, il y a toujours un système de tiroirs pour chaque besoin.
Séparateurs
À l‘aide de séparateurs, vous pouvez diviser une tablette en plusieurs compartiments.
Serre-livres
Avec un serre-livres coulissant, vous conservez les livres ou documents debout et les maintenez dans n‘importe quelle position. Avec des pinces compartimentées ou des serre-livres, les livres, les classeurs ou les dossiers sont conservés avec des parois.
Boîtes archives
Les boîtes archives sont souvent utilisées pour protéger les documents de la lumière, de la poussière, de la pollution, des parasites et des dommages.
Éclairage à LED
La pollution lumineuse est un facteur de sécurité à prendre en compte. L‘exposition directe au soleil, à la lumière artificielle, aux UV ou aux rayons infrarouges a un impact direct sur votre collection. Pensez à utiliser un éclairage à LED car il n‘émet aucun UV ni rayon infrarouge et peut par conséquent prolonger la durée de vie des collections contrairement aux sources lumineuses halogènes.
7. Accessibilité
L‘accessibilité peut être obligatoire pour permettre aux personnes handicapées d‘accéder aux archives. En ce qui concerne la zone de stockage, il est important qu‘elle soit sans obstacle et adaptée pour répondre aux besoins de toutes les personnes de manière égale. Rendre les archives facilement accessibles aidera les personnes handicapées à donner le meilleur d‘elles-mêmes. Plusieurs éléments sont à prendre en compte lorsque l‘on choisit un système de stockage :
- Les allées entre les rayonnages ou les armoires sont-elles suffisamment larges pour permettre le passage d‘un fauteuil roulant ?
- Existe-t-il des obstacles au passage des personnes handicapées ?
- Si un système de stockage mobile est choisi, une personne handicapée peut-elle facilement utiliser le panneau de commande ?
- Si un système de stockage mobile est choisi, examinez attentivement les caractéristiques de sécurité disponibles, afin de garantir la sécurité des personnes valides et handicapées.