Lorsque votre local d’archives devient trop étroit, ou ne répond plus aux recommandations de conservation préventive, il est temps d’étudier les différentes options qui s’offrent à vous pour le stockage de vos collections. Une des premières décisions qui s’impose consiste à choisir de rénover un local existant ou de déménager dans un nouveau bâtiment. Les aspects budgétaires et les délais influenceront évidemment une telle décision. Mais concentrons-nous sur les impacts en termes de conservation et de limites d’espaces de stockage physique. Nous vous proposons 5 questions clés à prendre en compte pour prendre la bonne décision entre construction neuve ou rénovation.

Quels éléments devez-vous stocker ?
Vos archives sont elles constituées d’éléments papier uniquement, ou avez-vous également des collections particulières telles que des photographies ou des médias audio-visuels ? Différents matériaux, en particulier les photographies (couleurs) anciennes et les médias audio ou vidéo, requièrent des conditions de conservation particulières par rapport aux archives papier classiques .[1] Il peut s’agir de températures plus basses, de différents taux d’humidité, ou encore de conditionnements ou de rayonnages spécifiques. Dans ce cas, est-ce que vous disposez, dans votre local d’archives existant, d’assez d’espace pour organiser des zones de stockage avec des conditions différentes ? Et si vos archives sont amenées à croître, aurez-vous assez d’espace pour accueillir les nouveaux éléments ?

Qui doit accéder aux archives et à quelle fréquence ?
Cela impactera l’espace dont vous avez besoin et vous orientera dans le choix de rayonnage d’archives à utiliser. Par exemple, si l’accès est limité, des rayonnages mobiles vous permettront d’optimiser votre capacité de stockage. Cela peut également peser dans votre décision de stocker vos archives sur site ou de les externaliser dans un lieu spécifiquement construit qui vous permettra une flexibilité totale en termes d’aménagement.

A quel point pouvez-vous modifier les locaux existants, et quelle est l’importance historique du bâtiment ?
Si vos archives se situent dans un bâtiment historique, il se peut que vous soyez limités dans les modifications que vous pourrez apporter, notamment en termes d’agrandissement. La rénovation se présentera probablement comme l’unique option. Cependant, la rénovation d’un bâtiment existant ne permet pas toujours d’améliorer la protection contre les risques environnementaux et dégâts humains.

Par exemple, la rénovation des archives de St John’s College pour se conformer aux recommandations PD 5454:2012 a été un réel challenge en raison de la nature historique du bâtiment existant. En collaboration aves les architectes Caroe, spécialisés dans la conservation, Bruynzeel Storage Systems a installé des grilles à tableaux et des rayonnages mobiles avec des panneaux perforés pour favoriser la circulation de l’air dans les archives rénovées. Dans les deux cas, le plancher a été déposé avant le démarrage des travaux, puis soigneusement réinstallé intégrant les rails des rayonnages.

Vos archives peuvent-elles facilement être déménagées ?
Que vous optiez pour une rénovation ou une construction neuve, vos archives devront être déplacées, pour rejoindre directement leur nouveau lieu de stockage, ou pour être stockées dans un espace intermédiaire avant le déménagement final. Cette opération impliquera un planning précis et un encadrement sérieux. Il peut s’avérer plus facile de ne déménager vos archives qu’une seule fois dans un nouveau local, en fonction de la disponibilité d’un espace de stockage temporaire, des ressources de vos services et de la fragilité de vos collections.

Quelle importance accordez-vous au développement durable ?
La réglementation britannique PD 5454:2012 met l’accent sur “les solutions basse consommation pour un stockage durable”. Ainsi, il ne s’agit pas de considérer uniquement les conditions à l’intérieur de vos archives pour décider de rénover un bâtiment existant ou de construire un bâtiment neuf. Le nouveau Centre d’Archives Herefordshire, qui a ouvert ses portes en Janvier 2015, est le premier centre d’archives au Royaume-Uni à être construit conformément à la réglementation Passivhaus. Passivhaus est une réglementation sur la performance énergétique originaire d’Allemagne. Elle concerne initialement les bâtiments résidentiels, mais elle s’applique par extension aux bâtiments commerciaux, industriels et publiques. Cependant, il n’est pas toujours faisable, voire désirable, de rénover un bâtiment existant dans le respect de réglementations aussi rigoureuses.

En fin de compte, il peut s’avérer plus simple de construire un bâtiment neuf conçu pour accueillir votre espace de stockage dans les meilleures conditions. Cependant, il se peut que ce ne soit pas une option pour des raisons budgétaires, historiques ou politiques. Adapter des espaces existants peut impliquer plus de compromis à trouver, particulièrement en matière de conservation – mais avec une amélioration aussi simple que le choix d’un mobilier d’archivage adéquat peut déjà avoir une influence considérable pour le stockage de vos collections.

Pour aller plus loin
British Standards Institution, PD 5454:2012 BSI Standards Publication Guide for the Storage and Exhibition of Archival Materials, 2012 Duchein, M., Archive Buildings and Equipment, ed. by Peter Walne, 2nd ed. (München: Saur, 1988) Forde, Helen, and Jonathan Rhys-Lewis, Preserving Archives, 2nd ed. (London: Facet, 2013)

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