Les nouveaux modes de travail sont très tendance. Voilà près d’un an, nous avons fait tomber les cloisons de notre siège au profit d’un bel espace paysager. Cet article a pour but de partager avec vous mon expérience après ces quelques mois dans ce nouvel environnement de travail.

FLEX’OFFICE VERSUS NOUVEAUX MODES DE TRAVAIL
Je souhaite tout d’abord aborder la différence entre le flex’office (ou flexitravail) et les nouveaux modes de travail. Ces thèmes sont communément utilisés de façon interchangeable. Pourtant, ils ont chacun leur définition distincte.

En flex’office, vous vous rendez au bureau chaque jour. Les heures de présences peuvent être aménagées, mais vous vous trouvez chaque jour assis à votre bureau. A la différence d’un environnement de travail traditionnel, une organisation en flex’office vous permet de choisir un emplacement différent, adapté aux tâches que vous avez planifiées pour la journée. Par exemple, vous opterez pour une place plus isolée si vous avez des téléconférences ou vidéoconférences. Si vous avez besoin de concentration, vous vous installerez dans une zone calme. Cette organisation prévoit un bureau pour chaque personne.

La définition des nouveaux modes de travail est plus large que cela. Votre productivité n’est plus évaluée par rapport à un temps de présence, mais par rapport à un résultat. Vous êtes autonome et vous décidez où, quand et comment vous êtes le plus efficace. Cela peut être aussi bien au bureau que chez vous, sur la table de la cuisine, dans un espace de travail collaboratif ou encore dans votre café préféré. Vous avez également la main sur vos horaires de travail. Les lève-tard pourront adapter leur temps de travail pour commencer plus tard et décaler ainsi leur journée de travail. A noter cependant que ces nouveaux modes de travail n’impliquent pas que vous puissiez travailler depuis la maison les jours où vous n’avez pas de baby-sitter. Il s’agit de trouver un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle. En moyenne, on compte 0.6 à 0.7 bureau par employé dans les organisations qui ont mis en place ces nouveaux modes de travail. Cette organisation nécessite à la fois la disponibilité de bureaux physiques et de la disponibilité des informations pour travailler à distance. Vous devez pouvoir accéder à vos dossiers à tout moment, même aux heures de fermeture des bureaux.

Chez Bruynzeel, nous avons opté pour un compromis. Nous avons réorganisé nos bureaux en flex’office, avec des libertés supplémentaires pour rendre le travail aussi plaisant que possible.

NOUVEAUX MODES DE TRAVAIL | L’APPROCHE BRUYNZEEL
Avant cette nouvelle organisation, chacun avait son propre bureau. Les membres du service marketing et communication partageaient un endroit cosy. Tous les services, ou presque, étaient bien cloisonnés. Les managers avaient un bureau individuel et les membres d’un service partageait un bureau en open-space. Lorsque nous avons décidé de nous organiser en flex’office, certains services ont volontairement été exclus de cette nouvelle organisation.

Les Ressources Humaines et la Finance, en raison de la nature sensible des informations traitées et de la grande quantité de papier utilisé par ces services.
Les services Informatique et R&D en raison des équipements nécessaires et de la nature délicate des informations.
Nous avons créé deux espaces en flex’office pour environ 50 à 60 personnes réparties sur deux bureaux aux Pays-Bas. L’aménagement des deux locaux est identique : ils sont équipés des mêmes revêtement de sol, plantes, bureaux mais aussi les mêmes téléphones, réseaux Wi-Fi et stations d’accueil des ordinateurs portables..

L’IMPACT SUR LES RELATIONS ENTRE COLLÈGUES
Le changement le plus important que j’ai remarqué concerne l’évolution des relations avec mes collègues.

Pour ma part, j’ai constaté une diminution des contacts avec mes collègues les plus proches alors que les contacts avec les membres des autres services ont considérablement augmenté.

Avant, nous travaillions ensemble dans un même bureau et nous sommes désormais répartis dans l’open-space. Concrètement, nous devons désormais planifier une réunion ou solliciter délibérément une conversation. Le nombre de réunions officielles a considérablement augmenté. Nous abordions les mêmes sujets avant, mais au cours de conversations informelles. L’inconvénient c’est que beaucoup de choses peuvent vous échapper si vous n’êtes pas proactif en la matière. Avant, vous pouviez aisément capter une information au détour d’une conversation. Désormais, vous devez vous organiser pour suivre l’information.

A l’inverse, les contacts avec les autres services ont augmenté. S’il s’agit, la plupart du temps, de conversations superficielles, cela crée une dynamique saine et favorise une certaine empathie et une meilleure compréhension des situations de chacun.

UNE PRODUCTIVITÉ AMÉLIORÉE
Ma plus grande crainte concernait la possibilité de se concentrer dans un environnement bruyant. Dans un même open-space mes collègues téléphonent, traitent des commandes, regardent une vidéo ou encore écoutent la radio. La très bonne acoustique de l’espace a permis de minimiser ces problèmes. Bien sûr, il y a parfois des moments un peu difficiles à gérer lorsqu’une personne fait une blague alors que vous êtes au téléphone. Et pourtant, ma productivité a augmenté. Il y a une éthique tangible de bien-être au travail et la situation pourrait être comparée à la “ruche” du film The Call (2013). Le bourdonnement constant a quelque chose d’apaisant. Et quand vous avez besoin d’un silence total, il y a toujours une place disponible dans une zone calme. Ou vous pouvez mettre vos écouteurs et profiter de votre musique préférée. Cela peut ne pas paraitre très sociable, mais c’est pratique pour s’isoler un moment.

LES RANGEMENTS DE BUREAU | DES ARMOIRES MOBILES POUR UNE SOLUTIONS D’AGENCEMENT MULTIFONCTIONS
Bruynzeel n’a pas choisi de s’organiser en flex’office pour des raisons économiques. Le siège est sur le site de production, dans une zone industrielle d’un village du Limbourg. Le prix au mètre carré ne risque pas de s’envoler.

Les rangements de bureau ont également été revisités. Cette nouvelle organisation est un cas d’étude parfait pour nos armoires de bureau mobiles. Installée au coeur de l’espace de travail, cette véritable solution d’agencement multifonction accueille, outre les étagères classiques, des casiers personnels, une penderie, une machine à café.

C’est la solution idéale pour une organisation en flex’office. Les armoires à rideaux traditionnelles n’ont plus de raison d’être. Fini les vestes qui trainent sur les chaises. Le coin café est l’espace préféré pour une discussion conviviale et informelle.

En ce qui me concerne, je travaille uniquement sur informatique et ne génère ni n’utilise aucun papier. Mais pour mes collègues, c’est parfois difficile de ne pas utiliser leur casier (normalement dédié aux rangement des effets personnels tels que clés, ordinateur, sac…) comme archives dissimulées.

Une organisation qui souhaite mettre en place les nouveaux modes de travail doit permettre à ses collaborateurs d’accéder à l’information 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

D’un point de vue numérique, cela s’organise facilement. Mais pour les dossiers papier, cela peut être un véritable challenge. Dans ce cas, les armoires mobiles rempliront parfaitement leur fonction historique pour accueillir vos dossiers et archives.

VISITEZ NOS BUREAUX !

Il y a quelques temps, nous avons proposé à Google d’appliquer Street View à nos bureaux. Grâce à cette fonction, vous pouvez visualiser nos bureaux de Panningen. Vous y trouverez environ 25 postes de travail (assis ou debout), des zones calmes et une salle de réunion. Au centre, les armoires mobiles ont permis de centraliser le rangement et d’accueillir un point réunion et un coin café au coeur de l’open-space.

Pin It on Pinterest