PRICEWATERHOUSECOOPERS, GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG

En septembre 2014, les collaborateurs de PricewaterhouseCoopers Luxembourg investissaient le Crystal Park, un bijou architectural serti au cœur du Ban du Gasperich. Sur une superficie de 30 000 m², ce bâtiment réunit sur un même site les 2400 employés de PwC Luxembourg. Outre les bureaux, un bar-café, un restaurant, une conciergerie, une salle de sport, un auditorium et de nombreux espaces de pause s’organisent autour d’un atrium lumineux. Le confort et le bien-être des collaborateurs sont au centre de la conception de ce bâtiment. Et pour les archives, les rayonnages mobiles de Bruynzeel ont contribué à optimiser l’espace.

« Ce que nous faisons pour nous, nous le faisons aussi pour nos clients. En facility management, nous gérons 2 à 3 projets de bâtiments par an pour nos clients. »

Dominique Laurent – Head of Infrastructure, PricewaterhouseCoopers Luxembourg

LE PROJET DE CONSTRUCTION DU BÂTIMENT – UN PLANNING MILLIMÉTRÉ
Sur le site du Crystal Park, PwC est locataire. La construction a été pilotée par AG Real Estate mais PwC a été évidemment impliqué dans la conception du bâtiment.

Le PAG (Plan d’aménagement général) a été validé en 2010 et le PAP (Plan d’aménagement particulier) un an plus tard. Le permis de construire a été déposé fin 2011 et accordé en juin 2012. En juin 2013, le premier « Crystal » était posé et le déménagement de la première partie des équipes a eu lieu le 19 septembre 2014.

« La première partie du déménagement concernait les 1100 personnes du bâtiment Laccolith. Les routes ont été réceptionnées à 16 heures et nous avons déménagé à 17 heures, jusqu’au dimanche 15 heures. », se souvient Dominique Laurent.

Côté informatique, ce sont tous les serveurs ainsi quelque 280 Téraoctets qui ont dû être migrés vers les nouvelles baies de stockage d’un site à l’autre en un weekend end.

« C’était un chantier compliqué, car en théorie on ne pouvait rien commencer avant que le bâtiment ne soit fini, mais en pratique ce fut l’inverse. Grâce à une très bonne organisation logistique de l’entreprise générale CBL, la plupart des travaux locatifs ont été réalisés lors du chantier et tout s’est parfaitement bien déroulé. », précise Dominique Laurent.

RÉORGANISATION ET OPTIMISATION

« Le déménagement a été l’occasion pour nous de revoir nos modes de fonctionnement. Dans notre métier (l’audit) nous avons une obligation légale de conserver les documents pendant 10 ans. Des freins juridiques nous imposent de conserver les versions papier. Nous créons ainsi environ 40 000 classeurs par an. », explique Dominique Laurent.

L’optimisation était donc une problématique-clé.

Limiter les archives vivantes dans les bureaux
Avant le déménagement, les collaborateurs se partageaient une armoire pour deux. Cela posait souvent des problèmes de clés. Dans le nouveau projet, l’espace alloué à l’archivage vivant dans les bureaux est divisé par deux.

« Cela a imposé un grand ménage avant déménagement. La méthode des 5S a été appliquée. Pour aider nos collaborateurs à faire le tri, nous leur avons distribué moins de cartons de déménagement que de mètres linéaires disponibles » confie Dominique Laurent.

Dans les étages, les collaborateurs utilisaient beaucoup de papier et certaines copies étaient conservées en double ou en triple. Avant même de déménager, une procédure a été mise en place pour supprimer les doublons et triplons avant archivage. Dans les nouveaux locaux, le nombre de mètres linéaires par personne a également été réduit, passant d’une moyenne de 4 ml par personne à 1 ml pour un junior, 3 ml pour un manager.

Par ailleurs, l’espace d’archivage vivant dans les bureaux pose des problèmes de confidentialité dans le métier de l’audit. Chaque auditeur est responsable d’un client et les dossiers ne sauraient être partagés. Limiter l’espace d’archives vivantes, c’est aussi limiter les risques. Une fois clôturé, le dossier est classé par les archivistes.

Grâce à ces actions, le nombre de dossier créé est descendu à 30 000 par an. Avec la destruction à l’issue du délai légal de conservation, Dominique Laurent anticipe un point d’équilibre qui permettra le rapatriement des 20% d’archives qui sont aujourd’hui externalisées par manque de place.

Optimiser le stockage d’archives vivantes et d’archives mortes
Le service d’archives compte deux types de magasins :

  • les archives « vivantes » où les dossiers sont conservés pendant un à deux ans dans des classeurs. Ils sont stockés dans des magasins d’archives à proximité du bureau des archivistes.
  • les archives « mortes » où les dossiers sont stockés dans des boîtes ou des fardes dont la taille est ajustable. Les magasins d’archives mortes sont situés au sous-sol.

Un appel d’offres et des critères précis pour le choix des rayonnages
Le cahier des charges comportait deux spécificités : répondre à la problématique d’optimisation et réutiliser les rayonnages fixes des anciens bâtiments.

Chez PwC, les entreprises du réseau ne sont pas soumises à une règle globale en matière de bâtiment. Par exemple, à Londres la plupart des activités logistiques sont out-sourcées alors qu’au Luxembourg c’est plutôt l’inverse. Cela confère aux équipes locales une grande autonomie dans les achats, y compris dans le fait qu’il n’y ait pas de préférence clients / fournisseurs.

PwC a donc lancé un appel d’offres pour la partie « rayonnages », conformément à sa politique achat pour des montants supérieurs à 25 000 €. Le premier critère d’attribution était le prix, qui comptait dans la note pour 50%. Les 50% restant se répartissaient sur des critères techniques / qualité du produit ou sur des critères concernant la fiabilité du fournisseur.

« La décision a été prise en quelques jours. Bruynzeel nous a proposé le bon produit au bon prix. Nous étions également très pressés et je savais, par expérience, pouvoir compter sur la réactivité des équipes de Bruynzeel. », explique Dominique Laurent.

Des rayonnages adaptés à chaque utilisation
Dans les magasins d’archives, les rayonnages fixes des anciens bâtiments ont été réutilisés et complétés avec des rayonnages mobiles mécaniques.

Pour les documents les plus confidentiels, Bruynzeel a également fourni un rayonnage mobile Compactus® ultra sécurisé avec contrôle d’accès aux allées et aux casiers.

Dans les étages, un rayonnage mobile électrique a également trouvé sa place au sein d’un des plateaux du service Taxes. Dans ce service, le mode de travail est complètement différent de celui de l’audit. Les documents sont partagés et la Ged (Gestion électronique des documents) est très développée.

« Pour ce service, le rayonnage Compactus® était la solution idéale pour que les dossiers soient accessibles à tous et en sécurité » déclare Dominique Laurent.

CRYSTAL PARK – UN BÂTIMENT À VIVRE
Véritable ville dans la ville, le Crystal Park offre aux salariés, partenaires et clients de PwC Luxembourg des infrastructures et des services hors pair :

  • Une application « desk and room booking» pour réserver un bureau.
  • Un grand parc équipé de mobilier de jardin avec la possibilité de s’y installer pour travailler, pour se détendre, ou pour profiter des nombreuses manifestations organisées.
  • 20 coffee corners qui séparent les plateaux de bureaux, décorés avec des ambiances différentes et quelques babyfoots.
  • Un café-bar : lieu d’échanges informel et convivial, il permet également d’assurer une plus grande rotation au restaurant.
  • Un restaurant 1200 couverts.
  • Une salle de sports avec des cours de fitness et du coaching.
  • Un auditorium et une salle de réception.
  • Des salles de cours académiques pour la formation des équipes.
  • Une conciergerie incluant un service de pressing.
  • 1600 véhicules de société et un système de car sharing incluant 11 véhicules électriques.

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